VB Groep Blog

Op dit online platform willen wij u inspireren met onze kennis en ervaringen over actualiteiten en innovaties in de bouw- en vastgoedbranche. De blogs worden geschreven door medewerkers van VB Groep en haar werkmaatschappijen.
7 april 2014 - Frank Verhees

Verslaglegging en rapportagetechnieken; Wat is belangrijk?

LaptopDe afgelopen weken ben ik bezig geweest met de verslaglegging van mijn Participerend Observeren bij Huybregts Systeembouw. Voor het opzetten en uitvoeren van het Participerend Observeren heb ik tijdens de eerste weken van mijn afstuderen gebruik gemaakt van de handleiding “Basisboek Kwalitatief Onderzoek” geschreven door Baarda, De Goede en Teunissen. Tijdens het schrijven van mijn rapport kwam ik enkele websites tegen die ook kunnen dienen als handleiding, maar dan voor het opstellen van een verslag. Dit zijn websites als Carrieretijger.nl en Leren.nl

Op deze websites wordt bijvoorbeeld per onderdeel aangegeven hoe je de lezer kunt prikkelen en uitnodigen om te lezen of hoe je tot een helder en aantrekkelijk verhaal komt. Enkele belangrijke onderdelen zijn:

  • Voorpagina: de titel moet direct duidelijk maken waar het verslag over gaat. Een eventuele ondertitel kan hier nog wat extra informatie bij geven. De titel van mijn rapport is “Projectspecifiek maken woningconcept”.

  • Samenvatting: moet de belangrijkste punten uit de inleiding noemen zodat de lezer geprikkeld wordt om het hele verhaal te lezen of, wanneer daar geen tijd voor is, een compleet beeld geven van de inhoud van het verslag door de conclusies te vermelden.

  • Inleiding: door het doel van het onderzoek, de gebruikte werkwijze en de aanleiding voor het verslag te vermelden wordt de lezer nieuwsgierig gemaakt. Mijn inleiding bevat een onderbouwing van de keuze voor conceptueel bouwen en een beschrijving van de HSC Aanpak, die gebruikt wordt door Huybregts Systeembouw.

  • Conclusies: de conclusies moeten opzichzelfstaand te begrijpen zijn, omdat niet iedereen heel het verslag zal lezen. Ook kunnen hier aanbevelingen gedaan worden voor vervolgonderzoek.

Bijlagen: hier kan extra informatie opgenomen worden die niet noodzakelijk is om het verslag te begrijpen. In mijn geval zijn bijvoorbeeld de aantekeningen van de gesprekken met ketenpartners toegevoegd.

De websites geven ook een advies over hoe om te gaan met de lay-out van het verslag. Het belangrijkste punt is dat dit het beste vroeg bepaald kan worden om niet in een later stadium onnodig veel aan te moeten passen.

Behalve keuzes die gemaakt moeten worden wat betreft de lay-out en de inhoud van verschillende onderdelen van het verslag, zijn er ook duidelijk verschillende manieren van verslaglegging. In het geval van mijn Participerend Observeren wordt er gebruik gemaakt van rapporteren, zowel mondeling als schriftelijk.

PaperKort en bondig

Op de website Boerhave.nl staat dat: “Rapporteren wil zeggen kort, bondig en gestructureerd een verslag schrijven”. Dat komt overeen met de manier waarop ik mijn eerste rapport voor Participerend Observeren geschreven heb. Het doel van Participerend Observeren is het achterhalen van problemen en knelpunten tijdens het proces, deze zijn dus in het rapport beschreven en daarnaast heb ik kort en bondig duidelijk proberen te maken welke stappen er bij het projectspecifiek maken van een woningconcept doorlopen worden.

Diepgaander

Zelf ben ik inmiddels aardig thuis in het proces dat ik geobserveerd heb en dat maakt het lastig om in te schatten of mijn rapport een compleet en duidelijk beeld geeft. Daarom ben ik, nadat ik feedback heb gekregen over mijn eerste rapport, een verbeterde versie gaan schrijven. Ten eerste heb ik het proces dat ik beschreven heb meer tot in detail toegelicht. Hiervoor zijn de stappen uit het proces en de knelpunten met elkaar in verband gebracht. Ook is de onderlinge relatie tussen de verschillende knelpunten in een schema duidelijk gemaakt. Mijn rapport heeft daardoor meer diepgang gekregen en het grote geheel is overzichtelijk gemaakt.

Toegankelijker

Een tweede punt dat ik aangepast heb is de manier waarop het rapport geschreven is. Om het rapport toegankelijker te maken heb ik meer aandacht besteed aan het beschrijven van mijn eigen leerproces en de zoektocht naar een geschikt onderwerp. Ook is de lay-out aangepast zodat deze meer één geheel is. Hiervoor heb ik pagina’s uit andere documenten, die ik gebruikt heb om de processtappen toe te lichten, dezelfde lay-out gegeven als de rest van het rapport. Dat was met behulp van Microsoft Word en een PDF-bewerker van Adobe makkelijk aan te passen.

Mijn eerste rapport was dus kort en bondig en voor mijn tweede rapport heb ik wat meer diepgang toegevoegd. Daarvoor is niet zomaar extra informatie toegevoegd, maar er is altijd een afweging gemaakt of het verhaal wel begrijpelijk blijft voor de lezer. Om het rapport meer toegankelijk te maken is de inleiding aangepast waarin nu meer uitleg staat over het bedrijf Huybregts Systeembouw en mijn zoektocht naar het juiste onderwerp. Met deze aanpassingen is het rapport completer geworden en voldoet het beter aan de eisen die gesteld worden aan een universitair rapport.

Abonneer jezelf op onze artikelen