Enkele weken geleden heb ik een webinar gevolgd over een softwarepakket dat gebruikt kan worden om een procesorganisatie op te zetten en inzichtelijk te maken. Hierbij werd van een ontwerpvoorstel tot de definitieve goedkeuring, stap voor stap aangegeven van welke partij er iets verwacht wordt en wat daarvoor de deadline is. Met behulp van een beslissingsschema, met daarin go/no-go momenten, wordt elke processtap in het programma doorlopen. Deze manier van werken is aanmerkelijk anders dan de procesorganisatie van het project dat ik geobserveerd heb voor mijn afstuderen, waarbij een woningconcept projectspecifiek gemaakt wordt.

De twee soorten procesorganisatie die ik tot nu toe tegen ben gekomen tijdens mijn afstuderen zou ik als volgt omschrijven:

• De vrije loop laten: deze methode gaat ervan uit dat elke partij hetzelfde belang heeft in het proces, namelijk het produceren van het optimale product. Alleen door samenwerking is een goed resultaat mogelijk, de partijen zijn namelijk van elkaar afhankelijk. Hierbij hoort een proactieve houding van alle partijen.

• Dirigeren: bij deze methode past voor de procesorganisator een meer traditionele rol. In het geval van Huybregts Systeembouw is dat de rol van de hoofdaannemer en daarbij hoort een sturende en regelende rol. Dit zorgt ervoor dat de overige partijen een meer afwachtende houding aan kunnen nemen met het risico dat ze minder inbreng hebben tijdens het ontwikkelen van het product, terwijl zij over de expertise beschikken om problemen te voorkomen.

Deze twee methodes hebben beide hun voor- en nadelen. Wanneer het proces volgens de methode van de webinar doorlopen wordt krijgt elke gebruiker automatisch te zien welke taken er nog voor hem klaar staan en wat de deadline is. Als we deze methode toepassen op het project dat ik geobserveerd heb zou dit betekenen dat er een uitgewerkt woningconcept komt te liggen waarbij alle mogelijke problemen getackeld zijn en men bij de realisatie dus niet meer voor verrassingen komt te staan.

Het is in deze tijd echter niet realistisch om te denken dat het mogelijk is om het hele voortraject van een project op deze manier te doorlopen. Bij de projecten die ik voorbij zie komen is er steeds minder tijd beschikbaar om het product te ontwikkelen. Het is daardoor steeds meer noodzaak geworden dat verschillende disciplines tegelijkertijd aan de slag gaan, wat in tegenstelling staat tot de procesorganisatie van de webinar. Dit brengt wel het risico met zich mee dat er iets over het hoofd gezien wordt en er in een later stadium problemen naar voren komen.

Zoals ik al vertelde is er voor de procesorganisatie bij het voortraject van het project dat ik geobserveerd heb een andere aanpak gebruikt. Hierbij wordt de ontwikkeling van het product veelal de vrije loop gelaten waardoor de ketenpartners hun expertise moeten gebruiken en met hun eigen inbreng kunnen komen.

De optimale methode zal waarschijnlijk ergens tussen deze twee procesorganisaties in liggen en kan mogelijk per project anders zijn afhankelijk van de voorwaarden en de partijen met wie je samenwerkt. Voor mij is het in ieder geval een mooi onderwerp om eens over na te denken en mogelijk tijdens mijn afstuderen aan te pakken.