VB Groep Blog

Op dit online platform willen wij u inspireren met onze kennis en ervaringen over actualiteiten en innovaties in de bouw- en vastgoedbranche. De blogs worden geschreven door medewerkers van VB Groep en haar werkmaatschappijen.
21 november 2013 - Frank Verhees

(Mis-)Communicatie in de bouwketen

Het belang van communicatie is een onderwerp dat steeds terug komt bij mijn onderzoek naar ketenintegratie. In een eerder blog heb ik het al gehad over vertrouwen. Je moet ervan uit kunnen gaan dat je partner het beste met je voor heeft en dit is essentieel voor samenwerking binnen de keten. Om vertrouwen te kweken moet men open en duidelijk zijn en dit kan alleen maar door goed te communiceren. Op deze manier leer je elkaar kennen en weet je wat je aan de ander hebt en hoe je met hem of haar om moet gaan.

22.1Zelf ben ik tijdens mijn onderzoek al een situatie tegen gekomen waarbij de communicatie niet zo verliep als bedoeld. In de nabespreking kwam hierbij het voorbeeld hiernaast naar boven wat de situatie prima illustreert. Terwijl we beide de overtuiging hadden dat we over het onderwerp hetzelfde beeld hadden bleek aan het einde van het gesprek dat er toch een groot verschil was tussen het beeld dat ik probeerde duidelijk te maken en het beeld dat de ander voor zich had.

Gelukkig is het in de bouw niet zo erg gesteld dat partijen over compleet verschillende dingen aan het praten zijn. Er wordt gebruik gemaakt van tekeningen en een bestek waarin veel dingen al vast liggen die niet op een andere manier te interpreteren zijn.  Toch zijn er ook genoeg situaties waarin 2 partijen niet op 1 lijn zitten vanwege onduidelijkheden of andere interpretaties. Één van de ketenpartners waarmee ik in contact ben gekomen heeft hier een mooi boekje over geschreven, wat hieronder in het kort behandeld wordt, genaamd JANUS Bouw Dialogen “Dialoog Architect Aannemer”

De JANUS Bouw Dialogen richten zich op de communicatie tussen 2 partijen in het bouwproces. In dit geval gaat het om de communicatie tussen architect en aannemer. In het boekje worden eerst  communicatiestoringen opgespoord en daarna worden er aanbevelingen gedaan voor de korte en lange termijn. Om de communicatiestoringen op te sporen worden oa. enquêtes gehouden waarbij de volgende vragen centraal staan:

22.2-          Welk beeld hebben beide partijen van elkaar en van zichzelf?

-          Wat wordt tot de eigen competenties gerekend, en wat tot die van de ander?

-          Wat is de kwaliteit van de informatie die aangeleverd wordt?

Resultaat van dit onderzoek is dat architecten en aannemers helemaal niet zoveel van elkaar verschillen en dat het beeld dat beiden van zichzelf hebben niet strookt met het beeld dat ze van elkaar hebben. Belangrijk is dat documenten meer informatie bevatten zodat zoveel mogelijk informatie gedeeld wordt en er geen dubbel werk gedaan hoeft te worden. Helaas worden documenten die digitaal geproduceerd worden vaak op papier overgedragen of via digitale ‘papieren’ bestanden zoals PDF waardoor veel informatie verloren gaat.

Ik zal verder niet in gaan op de conclusies van het onderzoek, maar ik wil nog wel één stukje behandelen dat goed past bij dit blog. Er wordt namelijk vermeldt dat er positieve ontwikkelingen gaande zijn rondom ‘sharing-points’ in de bouw. Hier worden tekeningen, rapporten, verslagen, enz. centraal opgeslagen op servers, die voor de diverse partijen toegankelijk zijn.

Dit thema ben ik ook tegen gekomen in de literatuur die ik gelezen heb over ketenintegratie. In een paper uit 2005 “Construction supply chain integration: an elusive goal?” door G. Briscoe en A. Dainty worden 8 key attributes behandeld die nodig zijn voor succesvolle ketenintegratie. Een paper uit 2009 “A service oriented framework for construction supply chain integration” door J.C.P. Cheng gaat verder in op 2 van deze key attributes namelijk Managing Communication en Managing Information Flow. De conclusie uit deze paper is dat wanneer een online ‘sharing-point’ goedkoop, veilig, flexibel en compatibel is deze veel communicatieproblemen op kan lossen.

Dit is echter een mogelijke oplossing, voor een deel van de communicatieproblemen in de bouw. Helaas werd daar in het project dat ik geanalyseerd heb nog geen gebruik van gemaakt en gebeurde vrijwel alles via de mail en digitale ‘papieren’ bestanden. Hopelijk kan ik met mijn onderzoek meer van deze problemen achterhalen.