Sinds de introductie van het Aanbestedingsreglement Werken 2012 wacht ons als branche een hoop verlichting in de administratieve rompslomp omtrent het geven van antwoord op de preselecties en tenders van nieuwe werken. Dat was in ieder geval één van de redenen waarom dit nieuw reglement ooit is bedacht. Helaas is dit nog niet bij alle uitvragen het geval. Op zich ook niet vreemd omdat vernieuwing ook onzekerheid heeft en een nieuwe leercurve bevat. Te vaak maken we het nog mee uitvragende partijen niet goed weten hoe ze een vraag in de markt kunnen zetten en aanbieder zitten vaak met de handen in het haar om hierop het best passende antwoord te geven. 

Enkele voorbeelden;

1. Een vragende partij geeft in de leidraad van een nieuw te bouwen werk aan een zeer hoge ambitie op het gebied van duurzaam inkopen te hebben. Bij het bekijken van de doelstellingen op de website van deze organisatie blijkt inderdaad dat ze duurzaamheid, op een duurzame manier inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel hebben. Op zich niets mis mee als een opdrachtgevende partij naast de minimum criteria hier extra aandacht voor heeft. Ware het niet dat de uiteindelijk geselecteerde partijen geen van alle MVO, ISO-14001 of gelijkwaardig gecertificeerd zijn, en ze allen buiten een straal van 75km+ van de plaats van het werk gevestigd zijn. Ik vraag me dus ook hardop af of de visie welke op zich erg goed is uiteindelijk ook wordt vertaald naar de juiste partij voor het juiste werk.
2. Een gemeente stelt een uitvraag met aanvullende eisen ten aanzien van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Uiteindelijk wordt partijen gevraagd in 300 woorden waarom zij onderscheidend zijn en voor het werk geselecteerd zouden moeten worden. Verder wordt niet aangegeven op basis van welke criteria gescoord zal worden. Een vraag hierover in de nota wordt door de dienstdoend jurist ook terzijde gelegd. Uiteindelijk worden 3 partijen geselecteerd welke de hoogste score behalen voor deze visie. Ik heb na deze procedure met de desbetreffende gemeente contact opgenomen. Niet om te zeuren dat we niet een van de drie beste partijen waren, maar op welke punten we te kort zijn geschoten en waar we ons kunnen verbeteren om in de nabije toekomst beter aan de wensen van de gemeente te kunnen voldoen. Een duidelijke schrikreactie aan de andere kant van de lijn. Een stilte. Tevens verzocht ik de gemeente of deze verbeterpunten naar alle deelnemers verzonden zouden kunnen worden. Immers, dit kan echt verduurzaming en verbetering teweeg brengen. De gemeente heeft hier op verzoek goed invulling aangegeven. De partijen ontvingen alle een overzichtslijst met punten waarop de geselecteerde deelnemers positief zijn beoordeeld.
3. Vragende partij vraagt minimaal 3 referenties, allen minimaal onderwijs gebouwen voor basisonderwijs, een sporthal, een kinderdagopvang, woningen, en meer dan 3 bouwlagen. Voor deze scholen geldt verder dat het nieuwbouw gebouwen moeten zijn, opgeleverd na 2009 en minimaal 2.500m2 groot moeten zijn. De uiteindelijk geselecteerde partijen (3) zijn allen multinationals met referenties uit Groningen, Maastricht en Alkmaar. Maar de vraag welke ik me vervolgens stel is: heeft het in te zetten projectteam ook deze ervaring? Of zijn het referenties van collega’s van andere vestigingen? Met andere woorden: zou een lokale partij met 2 referenties en het juiste team niet wellicht betere kwaliteiten hebben om het werk te kunnen realiseren?

Is er dan één juiste manier om een uitvraag te stellen? Nee, die is er niet. En die zal er ook niet snel komen. Het gaat ook om een stuk gezond boerverstand. Of adviesbureaus welke per centimeter papier worden afgerekend dan uiteindelijk ook soelaas bieden betwijfel ik ten zeerste. Wat we merken is dat veel partijen worstelen. Niet alleen vragers, ook aanbieders. Vaak zijn de beste communicatiebureaus de beste schrijvers van de plannen van aanpak maar worden deze ondergewaardeerd als de prijs onvoldoende aansluit bij de verwachtingen van de klant. In deze “gemaakte” plannen ontbreekt het ook vaak aan authenticiteit en het échte verhaal van de projectteams.  Dit is juist één van de redenen waarom we juist in het voortraject projectleiders aan laten schuiven bij de realisatie van aan onze plannen, immers zijn zij straks verantwoordelijk voor de uitvoering en weten als geen ander hoe het “buiten” werkt.

Als ik enkele tips zou mogen geven aan vragende partijen:

1. Bevraag referenten hoe een bedrijf functioneerde. Één telefoontje geeft meer antwoord dan alle tevredenheidsverklaringen bij elkaar.
2. Vraag partijen in een plan naar het projectteam welke uiteindelijk het werk gaat uitvoeren. Hebben zij de juiste kennis en ervaring?
3. Wat is de actuele financiële situatie van de gegadigde. Niet (alleen) de jaarrekeningen van drie jaar geleden, maar juist in deze tijden die van de actuele situatie. Een uitgebreide Graydon rapportage geeft bijvoorbeeld inzicht in de huidige stand van zaken omtrent betalingsgedrag en dergelijke. Sommige bedrijven laten Graydon ook transparant de actuele gegevens op hun site publiceren.
4. Vraag collega vragers hoe zij hun uitvraag stelde. Probeer hierin niet het wiel telkens opnieuw uit te (laten) vinden.
5. Gaat het om een innovatieve uitvraag (bijvoorbeeld conceptueel bouwen)? Probeer dan de vraag zo kort mogelijk te stellen om de aanbiedende partijen met een innovatieve oplossing te laten komen. Hoe meer ruimte er wordt gelaten, des te meer toegevoegde waarde kan de aanbieder leveren. Wellicht zal de beoordeling hiervan meer tijd vergen, echter zal de uitvraag een stuk makkelijker zijn en de uiteindelijke oplossing meer bieden dan bij een traditionele uitvraag.

Ik denk als we elkaar oprecht proberen te helpen dat er meer en meer structuur kan komen in de manieren waarop vragen worden gesteld. Daarin probeer ik op de stoel van de vrager te gaan zitten en dan gun ik iedere vrager, de juiste aanbieder.

Deze blog schreef ik eerder voor Bouwkennis.